اطلاعات ساختار، ماموریت‌ها، وظایف و فرایندهای کاری:
الف: ارتباطات
- تنظيم فهرست متقاضيان ملاقات با معاون و تعيين ساعات ملاقات براي آنها.
- تنظيم اوقات جلسات و كميسيون هايي كه در دفتر معاون تشكيل مي شود و مطلع ساختن مقامات يا افراد شركت كننده در جلسه.
- پاسخگويي به مراجعين و راهنمايي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امكانات انجام در خواست هاي متقاضيان و مراجعه كنندگان كه انجام تقاضاي آنان بدون ملاقات با مقام ذي ربط امكان پذير است.
ب: پيگيري ها
- پيگيري امور ارجاعي از سوي معاون و ارايه گزارش لازم به ايشان.
- تهيه گزارش لازم در زمينه فعاليت‌هاي حوزه مربوط و ارايه آن به معاون.
- خلاصه نمودن گزارش‌هاي واصله و ارايه آن براي مطالعه معاون.
- آماده كردن سوابق و پرونده‌هاي مربوط به كميسيون و جلسات و سمينارها براي اطلاع و مطالعه قبلي معاون.
- ابلاغ دستورات صادره معاون به اشخاص و موسسات ذيربط و واحدهاي تابعه برحسب خط مشي تعيين شده و در صورت لزوم پيگيري آنها.
ج : امور عمومي و جاري
- انجام اقدامات لازم در زمينه نگهداري و بايگاني كردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و ساير اسناد و مدارك واحد مربوط در محل مخصوص.
- دريافت نامه ها، پرونده ها و ساير مكاتبات رسيده به حوزه خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جريان آنها در رايانه يا دفاتر مربوط.
- تفكيك و توزيع نامه ها، گزارش ها و ساير مكاتبات بين افراد واحد مربوط از طريق عين مكاتبات يا به صورت مجازي و مكاتبات بدون كاغذ.
- استفاده از نرم افزارهاي پردازش متن، دريافت و ارسال نامه هاي الكترونيكي، دورنگار و … .
تهيه گزارش هاي مورد نياز مدير مربوطه حسب مورد.
